Uma forma mais simples de explicar aos brasileiros o que são os recibos verdes é exemplificar a prestação de serviços dos autônomos no Brasil.
Quando um autônomo presta serviço no Brasil deve emitir a respectiva nota fiscal. Atualmente, emite-se a nota fiscal eletrônica NFe.
Para que o autônomo possa emitir suas notas fiscais deve inscrever-se na Receita Federal do Brasil, como microempreendedor individual – também chamado MEI.
A partir disso, basta anotar os dados do cliente, principamente nome, endereço e CPF e emitir a nota fiscal.
Em simples palavras, os recibos verdes equivalem à nota fiscal em Portugal. Assim, o NIF equivale ao CPF, às Finanças equivale à Receita Federal.
Em Portugal, em vez de registrar-se como MEI, o autônomo (trabalhador independente) vai às Finanças e “inicia atividade”.
Vale lembrar que no Brasil o MEI recebe um número de CNPJ – que é diferente do CPF. Em Portugal, contudo, o número do início de atividade não muda, sendo o mesmo número do NIF.
O estrangeiro interessado deve dirigir-se a uma Loja do Cidadão ou às Finanças (Autoridade Tributária Aduaneira – AT) e fazer o requerimento. O procedimento pode exigir um representante fiscal. Nesse caso, o interessado precisa conseguir algum residente em Portugal, para que o acompanhe e seja seu representante nas Finanças.
Em regra, o representante fiscal precisa, apenas, ter uma autorização de residência temporária. É dizer, pode ser um estrangeiro com situação regular no país. No entanto, há notícias, no sentido de que, às vezes, é exigido que o representante fiscal tenha autorização permanente. Certeza há que, não é necessário que o representante fiscal seja um cidadão português.
Após o início de atividade nas Finanças, o autônomo realiza um simples cadastro (registro) no Portal das Finanças, requerendo uma senha para acesso de emissão de recibos verdes.
A senha requerida pelo autônomo é enviada por carta ao seu endereço (morada). Após receber a senha, basta entrar no Portal e fazer a ativação e emitir os recibos verdes.
O procedimento é bastante simples, podendo ser realizado por qualquer pessoa, por mais leiga que seja. Não há necessidade de contratação de terceiro ou procurador. É dizer, a contratação de terceiros é apenas uma opção, para o caso de comodidade ou insegurança.