A certificação de cópias de documentos é um ato formal através do qual se confere valor oficial a uma cópia, declarando-se que esta reproduz fielmente o documento original apresentado. Em Portugal, este procedimento pode ser realizado tanto por notário como por advogado, conforme a legislação em vigor. A cópia certificada tem validade legal, podendo substituir o original perante tribunais, repartições públicas e entidades privadas.
Para que a certificação seja possível, existe uma regra essencial: o documento original deve ser exibido fisicamente ao notário ou advogado, no momento do ato. Não é permitido certificar uma cópia a partir de documentos enviados por email, em PDF ou outro meio digital. O profissional deve ter o original em mãos, sob sua análise direta, para proceder à verificação comparativa. Esta exigência visa prevenir fraudes e garantir que a certificação é feita com base em documentos autênticos.
O procedimento é simples, mas rigoroso: após a apresentação do original e da respetiva cópia, o notário ou advogado verifica cuidadosamente se a cópia reproduz fielmente todas as páginas e elementos do documento. Confirmada essa correspondência, é aposta uma declaração formal certificando a conformidade da cópia.
Contudo, este ato não se limita a essa comparação. O notário ou advogado assume responsabilidade pública e deve adotar cuidados importantes:
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Averiguar se a instituição mencionada no documento existe e é a legítima emissora. Caso surjam dúvidas, o profissional deverá recusar o ato ou exigir confirmação.
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Se houver assinaturas no documento, o profissional deverá verificar, visualmente, se a assinatura é verdadeira, correspondendo ao nome indicado, recusando documentos com assinaturas manifestamente falsas ou impressas indevidamente.
Com estas cautelas, assegura-se que apenas documentos genuínos originam cópias certificadas. Assim, a certificação de cópias é um ato formal que exige presença física do original e grande atenção do profissional responsável.
